Bij het plannen van een evenement of productie komt er veel kijken. Zeker zo vlak voor D-day neemt de druk toe. Is alles wel geregeld? Zijn alle mensen ingepland en zijn alle spullen aanwezig? En heel belangrijk, wat moet er nog gebeuren? Een checklist met hierin alle ingeplande taken en benodigde apparatuur is dan de oplossing. Alleen kan zo’n checklist zo enorm lang worden dat het overzicht al snel weg is. Daar hebben wij iets op gevonden. Door kleuren aan bepaalde taken toe te voegen, kunt u in een oogopslag zien wat er nog moet gebeuren.

Een checklist is een overzicht van taken die voortvloeit uit de planningen van verschillende afdelingen. De lijst is opgebouwd uit verschillende jobs, waarbij bij elke job staat aangegeven wie wat wanneer doet en met welke apparatuur. Dit wordt vaak een enorme lijst waarin naast alle namen van de crew ook alle spullen die nodig zijn voor het event of de productie zijn genoteerd. Het resultaat is dan ook een lange lijst, met heel veel gegevens, waardoor het moeilijk wordt om alle gegevens eenvoudig in te zien, laat staan te bewaken.

De oplossing: instelbare kleursignaleringen
Om orde te scheppen in de chaos van gegevens, kunt u het volgende doen. Het is in onze software namelijk mogelijk om aan bepaalde waarden een kleur toe te kennen. Voorbeeld: u geeft een nog te plannen auto de kleur oranje, dit betekent dat de auto nog daadwerkelijk moet worden geregeld. Op het moment dat het evenement nadert, kijkt u in de jobtable naar de kleuren om meteen te kunnen zien wat er nog moet gebeuren. De auto staat op oranje, dus u weet dat u zo snel mogelijk een auto moet vastzetten. Zodra u de auto heeft geregeld, zet u het vakje op groen en de taak is volbracht.

We zien steeds meer klanten die op kleuren plannen in plaats van op de tekst. Omdat de checklist bestaat uit de kleuren hoeft u geen lange teksten meer te lezen, alleen de noodzakelijke. En dat levert u een hoop tijd op.