Kost het u als planner ook zoveel tijd om achter alle medewerkers en freelancers aan te bellen over wanneer zij wel en niet beschikbaar zijn om te werken? Daar hebben wij iets op gevonden: de niet-beschikbaarheidsmelding in onze ePrompt webclient. Het afgelopen jaar hebben wij deze mogelijkheid uitgerold in onze software en een aantal grote bedrijven, zoals SBS, maken hier al dankbaar gebruik van.

Wat is de ePrompt webclient-module?
Alle medewerkers die worden ingepland, krijgen toegang tot de ePrompt webclient. Met de ePrompt webclient kunnen medewerkers onder andere:

• hun ingeplande rooster inzien.
• niet geplande werkzaamheden terug melden.
• afwijkende/ extra uren doorgeven.
• overzichten van hun urensaldo bekijken, zoals de plus-min-uren en vakantie-uren.
• aangeven wanneer ze niet beschikbaar zijn om te werken.

Niet-beschikbaarheid aangeven
Via het niet-beschikbaarheidsscherm in de ePrompt webclient kunnen de medewerkers browsen in maandoverzichten. Deze zijn vervolgens weer opgedeeld in vakjes die de dagen moeten weergeven. Een medewerker kan per dag aangeven dat hij niet beschikbaar is om te werken. Hij heeft de keuze uit het blokken van een hele dag of een dagdeel, zoals ochtend, middag, avond of nacht.

Voordelen van het niet-beschikbaarheidsscherm
Er is al veel vraag naar deze mogelijkheid in de ePrompt webclient. Waarom? Dit zijn de belangrijkste voordelen op een rijtje:

• Eenvoudig in gebruik.
• Kan op smartphone, tablet en laptop worden gebruikt.
• Zowel (vaste) medewerkers als ook freelancers krijgen toegang.
• Tijdswinst voor planners: zij hoeven medewerkers niet meer te bellen over hun beschikbaarheid. Dit is zeker handig voor vaste medewerkers met afwijkende uren en voor freelancers.
• Laagdrempelig: ook de medewerker hoeft niet meer te bellen wanneer hij niet beschikbaar is. Bijvoorbeeld als de medewerker elke donderdagavond tennisles heeft, vult hij dit eenvoudig in en dan weet de planner dat de medewerker de donderdagavonden niet kan werken.

Planner heeft het laatste woord
Als een medewerker heeft aangegeven dat hij op bepaalde dagen niet kan werken, krijgt de planner hiervan een melding op zijn planbord. Misschien is het handig voor u om te weten dat de planner – uiteraard – het laatste woord heeft. De planner kan een medewerker alsnog inplannen voor dat tijdsblok. Daarnaast kan er worden aangeven dat een medewerker maar tot een bepaalde tijd zichzelf op niet beschikbaar kan zetten, bijvoorbeeld tot een maand van te voren. Na die tijd zal er gewoon contact moeten worden opgenomen met de planner om de beschikbaarheid door te geven.

Wilt u ook gebruikmaken van deze tool of meer informatie? Neemt u dan contact met ons op, wij staan u graag te woord.